做好家具類采購需把握的幾點事項

1.編制精準的技術(shù)需求。

結(jié)合以往采購項目，制定家具產(chǎn)品技術(shù)標準。對于辦公室、會議室等常規(guī)辦公家具,結(jié)合以往采購項目需求,從專家和供應(yīng)商處多方了解調(diào)研,從家具種類、材質(zhì)等方面,詳細列舉各項技術(shù)指標及參數(shù),例如按照結(jié)構(gòu)材質(zhì)、產(chǎn)品功能、環(huán)保指標要求等類型，分別列舉各指標的種類,制定木質(zhì)、鋼制和鋼木制類的辦公桌、辦公椅、文件柜等產(chǎn)品的技術(shù)編制指南。同時,從服務(wù)要求、成品驗收方案、評分標準等方面，更加全面的對家具采購需求進行說明完善。可以說需求編制指南具有很大的指導(dǎo)作用，采購人可以根據(jù)指南，結(jié)合自身情況進行采購需求編制，為項目打下良好基礎(chǔ)，提高采購效率。

2.做好充分的需求論證。

對于采購單位的新需求,根據(jù)需求編制指南進行整合,必要時,邀請家具行業(yè)內(nèi)資深專家和采購單位一起反復(fù)論證,結(jié)合項目預(yù)算,做到真正能夠把需要購買的產(chǎn)品詳細描述出來,確保每款產(chǎn)品標準統(tǒng)一,如有必要,可以提供產(chǎn)品設(shè)計圖或?qū)嵨飯D片作為參考。雖然家具需求論證過程比較繁瑣,耗費精力較多,但是在需求不明確的情況下,論證工作是非常有意義且必要的。

3.確定科學(xué)的評分標準。

最初評分標準中主觀性評分項較多,評審專家的權(quán)力也相對較大,有時會導(dǎo)致專家打分比較隨意,這種情況下,很難把真正優(yōu)秀的供應(yīng)商挑選出來。隨著政府采購發(fā)展日漸成熟,財政部要求日漸完善，家具采購項目評分標準的制定也日漸合理,現(xiàn)階段的各評分項都必須量化、必須有據(jù)可循。

近年的家具評分標準包括商務(wù)、服務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量和技術(shù)水平等方面,以產(chǎn)品質(zhì)量和技術(shù)水平為例,包含了產(chǎn)品彩色圖片及三視圖、所投產(chǎn)品使用原輔材料及五金件情況等評分項,要求各供應(yīng)商根據(jù)招標文件要求,對所投產(chǎn)品進行逐個響應(yīng),詳細體現(xiàn)各廠家產(chǎn)品設(shè)計、選材等情況,除此之外,評分標準中還包括生產(chǎn)設(shè)備情況、產(chǎn)品生產(chǎn)過程質(zhì)量控制措施、成品驗收方案等評分項,將采購過程各環(huán)節(jié)的重要控制因素體現(xiàn)在評分標準中。最終確定中標供應(yīng)商后,采購單位可以根據(jù)供應(yīng)商的投標文件內(nèi)容對產(chǎn)品質(zhì)量和項目實施過程進行監(jiān)督控制。

4．評審引入擺樣環(huán)節(jié)。

將無形評審變?yōu)橛行闻袛?，將文字描述變?yōu)橹庇^感受。為了更直觀的檢驗各供應(yīng)商對招標文件的理解程度,以及家具制作的水平和質(zhì)量,我們引入了樣品評審,也就是挑選技術(shù)文件中比較具有代表性的幾件產(chǎn)品, 要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)制作完成并遞交到指定地點,需要注意的是所有樣品不得有任何顯示供應(yīng)商名稱等信息的標識。通常做法是在評審環(huán)節(jié)的符合性審查完成后,組織評審委員會成員對樣品進行暗標評審,由專家按照評分標準要求,從樣品的技術(shù)符合程度、選材、造型、工藝以及是否結(jié)實耐用等方面進行打分,擺樣評審結(jié)束后,再回到商務(wù)、技術(shù)、服務(wù)等明標評審環(huán)節(jié),隨后結(jié)合價格得分確定最終的供應(yīng)商排名。

供應(yīng)商拿出來的樣品是〇不得半點假的,每個供應(yīng)商對需求的理解,對項目的重視程度,家具制作的真實水平,都可以通過樣品體現(xiàn)出來,做工優(yōu)秀的樣品確實能夠在這一環(huán)節(jié)脫穎而出,而在擺樣評審中獲得高分的供應(yīng)商,往往在投標響應(yīng)文件中也表現(xiàn)出色。考慮到供應(yīng)商的投標成本,在采購單位同意的前提下,對不撤回樣品的供應(yīng)商給予一定補償,通常是所有擺樣樣品總價算術(shù)平均值的60%。中標供應(yīng)商的擺樣樣品將被封存,作為驗收依據(jù)之一。

5.注重體現(xiàn)政策實施。

為了更好的體現(xiàn)實施財政部關(guān)于扶持中小企業(yè)和監(jiān)獄企業(yè)、以及優(yōu)先采購節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品等政策,在采購文件中增加相應(yīng)條款,將政策導(dǎo)向落到實處。比如在公開招標項目中,對于小微或監(jiān)獄企業(yè),對其產(chǎn)品價格給予6%的扣除,用扣除后的價格參與評審。在評分標準中,對投標產(chǎn)品為環(huán)保清單內(nèi)的產(chǎn)品,給予適當(dāng)加分,鼓勵企業(yè)優(yōu)先投報環(huán)保產(chǎn)品。在競爭性談判項目中,因為沒有評分標準,所以除了小微及監(jiān)獄企業(yè)折扣外,對于環(huán)保產(chǎn)品,對其產(chǎn)品價格給予1%的扣除,用扣除后的價格參與評審。談判項目的成交規(guī)則是,在實質(zhì)性響應(yīng)競爭性談判文件要求的談判供應(yīng)商中,按報價由低到高向采購人推薦成交候選供應(yīng)商。對于屬于小微或監(jiān)獄企業(yè),且又投報了環(huán)保產(chǎn)品的供應(yīng)商,價格折扣為他們提供了更多的成交機會。

6.提高采購信息化程度。

近年來,隨著政府采購信息化的普及,投標成本已經(jīng)大大降低,中心更是實現(xiàn)了從招投標文件制作到專家評審等全流程電子化。供應(yīng)商只需在網(wǎng)上下載采購文件,使用投標客戶端進行文件編制,再通過系統(tǒng)上傳投標文件壓縮包,不用再制作復(fù)雜的紙質(zhì)文件,同時,利用電子簽章,使因未簽字蓋章而造成無效投標的可能性大大減小。實現(xiàn)招投標全流程電子化后,投標成本幾乎沒有,家具廠家參與項目的積極性有很大提高,不管項目大小,投標人數(shù)量都維持在10家左右，與以往比增加了一倍。